Un sistema para hoteles representa la herramienta ideal para brindar una experiencia satisfactoria para los huéspedes al mismo tiempo que se administra eficientemente y se aumenta la rentabilidad del negocio, tanto si se trata de una gran cadena hotelera como de un pequeño hotel boutique.

Si todavía no te queda claro qué es un sistema hotelero y por qué es conveniente adquirir uno para tu hotel, en este artículo te presentaremos algunos de los puntos más importantes que te ayudarán a tener un panorama completo sobre el tema.

¿Qué es un sistema hotelero?

En términos generales, un sistema hotelero es un programa de software que permite gestionar, controlar y optimizar los procesos internos de centros de hospedaje como hoteles, boutiques, moteles y hostales, con el propósito de garantizar un desempeño correcto y el cumplimiento de todos los procedimientos que forman parte de la operación.

También conocido como sistema de administración de hoteles o Property Management System (PMS), esta herramienta ayuda a los propietarios, administradores y gerentes a mejorar la gestión de tareas de las actividades de recepción (como son las reservas, el registro de entrada y de salida, la asignación de habitaciones, la gestión de las tarifas de habitaciones y la facturación) hasta los inventarios, la administración y la contabilidad, entre sus múltiples funciones.

¿Cuáles son las funciones principales de un sistema para hoteles?

Existen varias funcionalidades y herramientas indispensables que este tipo de sistema ofrece para garantizar un control integral de las operaciones diarias del  hotel, entre las que destacan:

Control de la ocupación de las habitaciones

Un sistema hotelero permite configurar las habitaciones por tipo y precio, acceder a gráficas para conocer el estado actual de las habitaciones y la ocupación esperada, administrar tarifas por día y según la temporada, y realizar las operaciones diarias de check-in y check-out.

Gestión de reservas 

Esta función permite capturar los datos de los huéspedes como nacionalidad, dirección, teléfono de contacto e incluso métodos de pago, evitando el riesgo de cometer un error en el registro manual o la pérdida de la información.

En el sector hotelero las reservaciones suelen hacerse con meses de anticipación, por lo que el sistema hotelero se encarga de agruparlas en un calendario desde el cual se puede acceder a la información y control de las fechas disponibles.

Algunos sistemas incluyen también el envío de una confirmación a los clientes de las reservaciones por correo electrónico o bien, plataformas complementarias de reservaciones en línea.

Seguridad de tu información y finanzas

Un ejemplo de estas funcionalidades son los perfiles de acceso protegidos por contraseña y huella digital, lo que ayuda a establecer un control sobre quiénes pueden ejecutar determinadas acciones en el sistema.

Reportes para análisis y toma de decisiones

Los sistemas administrativos hoteleros pueden generar reportes periódicos para conocer los puntos fuertes y débiles del negocio, lo que ayuda a contar con una visión completa para tomar decisiones comerciales basadas en datos reales y por tanto, con más probabilidades de éxito comercial.

Los tipos de reportes que ofrece este sistema van desde las habitaciones libres, ocupadas, bloqueadas y por estatus de limpieza, reservaciones activas, canceladas y emitidas, hasta reportes y consultas de movimientos (entradas, salidas, cargos, abonos, facturas), auditoría de ingresos por día, mes y año, cuentas por cobrar, corte de caja, reportes forecast y mucho más.

¿Cuáles son los beneficios de contar con un sistema para un hotel?

Si bien este sistema tiene como resultado una gran cantidad de ventajas tanto a corto como a largo plazo, algunos de los beneficios más importantes que obtendrás al implementarlo son:

1. Mayor eficiencia en tus operaciones diarias

Contar con un software hotelero te ayudará a estandarizar todos los procedimientos que forman parte de tu operación, permitiéndote realizar las actividades diarias de forma óptima y en orden de prioridad, así como garantizar el cumplimiento de tus metas comerciales y una gestión más efectiva y ágil.

2. Incremento de la capacidad de atención a los huéspedes

Un sistema hotelero te permite liberar el tiempo y la disponibilidad del personal de tu hotel, aumentando tu capacidad de atención para los huéspedes y evitar tiempos de espera innecesarios, así como aprovechar nuevas áreas de oportunidad para el negocio.

Además, al contar con un sistema hotelero podrás llevar un registro automatizado de las preferencias específicas de cada cliente para así poder ofrecer servicios personalizados y adaptados a sus necesidades, contribuyendo a la fidelización.

3. Ahorro de gasto en personal

Una de las ventajas que ofrece un sistema hotelero es la simplificación y automatización de tareas repetitivas que suelen implicar un costo en personal asignado para su realización, por lo que permite disminuir los costos destinados a la contratación de personal operativo y reinvertirlo en acciones de mayor impacto para el crecimiento de tu hotel.

4. Evita fraudes y robos internos

Las funciones de protección y seguridad —desde los perfiles de seguridad hasta la realización de declaraciones del cajero con corte ciego— te permitirán protegerte contra el robo interno o intentos de fraude y extorsión realizados por estafadores que pretendan ser huéspedes, agencias de viajes o proveedores.

Ten en cuenta que tan solo en diciembre de 2019, empresas de viajes ilegales estafaron a más de mil turistas nacionales y extranjeros con viajes a destinos turísticos de Quintana Roo, lo que demuestra la importancia de contar con una herramienta como esta que le brinde seguridad tanto a tu hotel como a tus clientes y colaboradores.

5. Control real de todo lo que ocurre en el hotel

En resumen, un sistema para hoteles facilita el control a detalle de las operaciones diarias que forman parte de las actividades de atención a los huéspedes, administración, contabilidad y mantenimiento de un centro de hospedaje, sin importar su tamaño o el número de habitaciones que este posea.

Por ejemplo, a través de pantallas especiales para que el ama de llaves pueda monitorear la limpieza de las habitaciones, un panel para el manejo de turnos de empleados ligados a los movimientos de caja, y el control de artículos y amenidades incluidas por habitación (control remoto de televisión, aire acondicionado, etcétera), por mencionar algunos ejemplos.

¡Adquiere un sistema hotelero hoy mismo!

Como puedes ver, un sistema hotelero es una herramienta integral para mejorar todos los procesos que ocurren en un hotel, ayudando a garantizar una operación exitosa, satisfacer las expectativas y necesidades de los huéspedes y aumentar la rentabilidad del negocio.

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